Rappels concernant les règles de facturation et les principales obligations juridiques comptables du micro-entrepreneur, de l’entrepreneur individuel et/ou du professionnel libéral exerçant son activité en France.

• Le micro-entrepreneur, l’entrepreneur individuel et/ou le professionnel libéralexerçant son activité en France doit respecter certaines obligations en matière de facturation et d’édition de factures (1.);
• Il doit tenir un livre des dépenses et un registre des achats (2.) ;
• Il doit procéder à certaines déclarations aux administrations françaises selon sa situation et selon les prestations et ventes de biens délivrées à ses clients (3.).

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1. Les règles de facturation :

Le micro-entrepreneur, l’entrepreneur individuel et/ou le professionnel libéral(entreprise individuelle) exerçant son activité en France doit obligatoirement apposer certaines mentions sur ses factures.

1.1. Les mentions et informations obligatoires en tête et/ou en bas de la facture concernant l’entreprise :

Les informations suivantes concernant le prestataire ou le vendeur de biensdoivent obligatoirement figurer sur la facture :

• Si vous exercez votre activité à titre individuel (micro entreprise, entrepreneur individuel ou en tant que professionnel libéral):
• Vos Prénoms et NOM suivi des termes «micro-entreprise», ou «Entreprise individuelle» ou «EI», et éventuellement votre nom commercial si vous en disposez d’un;
• Depuis le 15 mai 2022, si vous exercez votre activité en ‘entreprise individuelle’ ou en tant que ‘profession libérale’, vous devez alors utiliser une dénomination incorporant votre nom ou nom d’usage et la faire précéder ou suivre immédiatement de la mention«entrepreneur individuel» ou des initiales «EI» (Décret n° 2022-725 du 28 avril 2022, pris pour l’application de la loi en faveur de l’activité professionnelle indépendante du 14 février 2022);
• Si vous exercez votre activité en micro entreprise: la mention de «micro entreprise» est recommandée;
• L’adresse de votre entreprise (Article 242 nonies A, 1° de l’annexe II au CGI, art.L.441-3 du Code de commerce);
• La mention du numéro SIRET, bien que non obligatoire, celle-ci est vivement recommandée (Art.R.123-237 du Code de commerce);
• Si vous êtes redevable de la TVA ou si vous effectuez des opérations intracommunautaires: votre numéro de TVA intracommunautaire (Article 242 nonies A, 2° de l’annexe II au Code général des impôts);
• Si vous avez adhéré au Visa Fiscal d’un expert-comptable conventionné ou d’une Association de Gestion Agrée (non applicable à partir de 2023), la mention de cette adhésion et l’acceptation des règlements par chèque ET/OU par carte bancaire (Article 371 Y de l’annexe II au Code général des impôts).

1.2. Les mentions obligatoires en haut à droite de la facture concernant le client:

Les informations suivantes concernant le clientdoivent obligatoirement figurer sur la facture :

• La dénomination et l’adresse du client (Article 242 nonies A, 1° de l’annexe II au CGI, art.L.441-3 du Code de commerce);
• Le numéro de TVA intracommunautaire du client s’il s’agit d’un assujetti établi dans un autre État membre de l’Union Européenne (Article 242 nonies A, 2° de l’annexe II au Code général des impôts);

1.3. Les mentions obligatoires dans le corps de la facture concernant la prestation ou la livraisonde bien(s) :

Les informations suivantes concernant la prestation ou la livraison de bien(s) doivent obligatoirement figurer sur la facture :

• La date de la facture (Article 242 nonies A, 6° de l’annexe II du Code général des impôts). La facture doit en principe être émise le jour de l’achèvement de la prestation (Art.L.441-9 du Code de commerce);
• Le numéro de facture(attention, la numérotation des factures doit respecter une séquence chronologique et continue) (Article 242 nonies A, 7° de l’annexe II au Code général des impôts);
• La désignation précise des services fournis, ainsi que leur quantité (Article 242 nonies A, 8° de l’annexe II au Code général des impôts) ;
• Le prix unitaire hors taxe ;
• Toute réduction de prix acquise à la date de la prestation de services et directement liée à celle-ci (Article 242 nonies A, 9° de l’annexe II au CGI et L.441-3 du Code de commerce) ;
• Si la prestation est soumise à la TVA : le taux de TVA applicable (en général 20,00%), le montant de TVA à payer, le montant non soumis à TVA (débours) et le montant TTC (Net à payer) (Article 242 nonies A, 11° de l’annexe II au Code général des impôts) ;
• Dans certains cas, des mentions particulières relatives à la TVA (Article 242 nonies A, 12° et 13°de l’annexe II au Code général des impôts);
• si vous bénéficiez de la franchise de TVA: «TVA non applicable – article 293 B du CGI»;
• si votre client est un assujetti établi dans l’Union européenne: «Autoliquidation»;
• si votre client est établi hors de l’Union européenne: «TVA non applicable – articles 259 et s. du CGI»;
• La date de règlement (Article L.441-9 et L.441-10 du Code de commerce). La mention « payable à réception » signifie que la facture est à régler sous 30 jours). Un délai supplémentaire peut être négocié entre les parties (45 jours fin de mois ou 60 jours calendaires à compter de la date d’émission de la facture) ;
• Les conditions de règlement : avec ou sans escompte (Article L.441-9 du Code de commerce.);
• Les pénalités applicables en cas de retard de paiement (Article L.441-10 du Code de commerce);
• Le taux des pénalités de retard dues en cas de paiement tardif d’une facture ne peut être en aucun cas inférieur à 3 fois celui de l’intérêt légal ; pour le deuxième semestre 2020, celui-ci a été fixé à 0,84%par l’arrêté du 15 juin 2020;
• Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement (Article 121, II de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012). Ce montant de cette indemnité a été fixé à 40 € (Article.D.441-5 du Code de commerce). Attention cette indemnité de 40 € n’est pas applicable à l’égard de vos clients ayant la qualité de consommateur (Article 121 de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives, Décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012 fixant le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dans les transactions commerciales prévue à l'article L. 441-6 du Code de commerce).

1.4. Les modalités d’émissionde la facture :

La facture émise sous forme papier doit être rédigée en deux exemplaires.

Il est possible d’émettre des factures «dématérialisées» ou strictement «électroniques»; le cas échéant, le prestataire ou le vendeur de biens doit pouvoir apporter la preuve qu’il a lui-même émis la facture et les factures doivent pouvoir être lues sans difficulté par le client et par l’administration fiscale.

1.5. La durée de conservation de la facture :

En matière comptable, les factures doivent être conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

En matière fiscale, les pièces (livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration) doivent être conservées6 ans. Le droit de communication de l’administration étant porté à 10 ans en cas d’activité occulte

Ainsi,il est recommandé de conserver vos factures pendant au moins 10 ans à partir de la clôture d’un exercice.

1.6. Les sanctions en cas de non-respect des mentions obligatoires sur la facture :

Les infractions aux règles de facturation peuvent entraîner trois sanctions :

• une amende administrative de 75 000 € pour une personne physiqueou de 375 000 € pour une personne morale (Article L.441-9 du Code de commerce);
• uneamende fiscale de 15 € par omission ou inexactitudeconstatée sur une facture ou document en tenant lieu, le montant total des amendes dues au titre d'une même facture ne pouvant toutefois excéder le quart du montant facturé ou qui aurait dû être facturé (Article 1737, II du Code général des impôts) ;
• une remise en cause du droit à déduction de la TVA de votre client. En pratique, il s’agit de la sanction la plus problématique vis-à-vis de vos clients...

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2. La tenue d’un livre des recettes et d’un registre des achats :

2.1. La tenue d’un livre des recettes:

La tenue du livre des recettes et du livre des achats est une obligation pour les micro-entrepreneurs, entrepreneurs et professionnels libéraux (imposition aux BIC et/ou BNC). Ces documents doivent être tenus à la disposition de l’administration fiscale en cas de contrôle. Le livre des recettes est un document comptable qui permet de regrouper de manière chronologique tous les encaissements de l’entrepreneur. Les encaissements sur l’année civile qui y seront insérés ne devront pas être modifiés ou supprimés. L’administration doit pouvoir contrôler les recettes réelles du professionnel et éviter les éventuelles dissimulations de recettes ou de fraude à la TVA. La tenue d’un livre des recettes oblige l’entrepreneur à conserver ses factures et pièces justificatives pendant une durée de 10 ans minimum. De même, les encaissements qui y seront retranscrits devront tous avoir été enregistrés sur uncompte bancaire dédié à l’activité professionnelle du micro-entrepreneur.

Le livre des recettes doit être organisé de façon chronologique et préciser les informations suivantes :

• Le montant et l’origine des recettes (le nom du client ou de la société mandataire);
• Le mode de règlement de l’encaissement : espèces, chèque bancaire, carte bancaire, paiement via une passerelle de paiement de type Stripe®, virement bancaire, ...etc.;
• La référence des pièces justificatives : numérotation des factures, notes de frais, ticketsde caisse ;

Attention, le paiement en espèces d'un particulier à un professionnel ou entre professionnels est autorisé jusqu'à 1 000 € (Articles D112-3 et R112-5 du code monétaire et financier). Ce plafond est relevé à 15 000 € si le domicile fiscal de la personne qui effectue l'achat est à l'étranger et qu'elle règle une dépense personnelle (par exemple, achat d'un véhicule à usage privé). Ce plafond ne s'applique pas aux personnes qui n'ont pas d'autre moyen de paiement ou pas de compte bancaire. Un encaissement en espèces dépassant cette somme dans le livre des recettes pourrait donc alerter l’administration fiscale.

La façon d’organiser le livre des recettes est libre pour chaque entrepreneur. A cette fin, l’entrepreneur peut tenir un livre des recettes :

• En confiant cette tâche à son Comptable ou son Expert-Comptable : l'entrepreneur transmet tous ses relevés et mouvements bancaires auprès de son comptable afin qu’il établisse le livre des recettes. Attention cette méthode ne dédouane pas le professionnel de la conservation de l’ensemble de ses justificatifs.
• sous format papier : des livres de recettes lignés ou spécialement préconçus pour cela peuvent être achetés dans les papeteries. Ils permettent aux entrepreneurs de consigner l’ensemble de leurs informations de façon manuscrite.
• via un fichier Excel ou tableur : il s’agit d’une version numérique du livre de recettes sur papier. L’entrepreneur reporte l’ensemble de ses encaissements sur un fichier numérique en prenant garde à conserver ses justificatifs. Une solution peut être de reprendre les données des relevés bancaires sous format .ofx ou .csv et de les reporter ou coller sur le fichier Excel ou tableur.
• via un fichier automatisé (script) ou un logiciel dédié : le livre des recettespeut être généré par certains logiciels comptables ou des logiciels de gestion à partir des transactions bancaires. Les informations sont automatiquement récupérées et classées dans un fichier informatique.

2.2. La tenue d’un registre des achats:

Le registre des achats est un document comptable permet detracer l’ensemble des dépenses engagéespar l’entrepreneur dans le cadre de son activité. Il devra contenir le mode de règlement des achats ainsi que leurs pièces justificatives. Le livre des achats est obligatoire quand l’activité du micro-entrepreneur consiste à vendre des prestations d’hébergement, des marchandises, des fournitures, ou des denrées à consommer sur place ou à emporter.

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3. Les autres obligations des micro entrepreneurs, entrepreneurs individuels et professions libérales

3.1. Obligation pour les micro entrepreneursde déclarer leurs recettes sur le site internet autoentrepreneur.urssaf.fr :

Tous les trimestres, la personne exerçant son activité sous le régime fiscal de la «micro-entreprise» doit déclarer son chiffre d’affaires. Cette déclaration peut se faire par courrier ou en ligne, sur le portail officiel des micro-entrepreneurs:

Consulterle site internet : https://www.autoentrepreneur.urssaf.fr/portail/accueil.html (Ou: https://www.autoentrepreneur.urssaf.fr/portail/accueil/une-question/toutes-les-fiches-pratiques/declarer-et-payer-mes-cotisation.html)

La déclaration en ligne est obligatoire dès lors que le chiffre d’affaires du micro-entrepreneur est supérieur à la moitié du plafond légal. (72600 € HT pour les prestations de service et 176200 € HT pour les activités commerciales). Ainsi, le micro-entrepreneur devra également s’acquitter du paiement des cotisations sociales. Ces charges peuvent se payer trimestriellement lors de la déclaration du chiffre d’affaires ou annuellement si le micro-entrepreneur a opté pour le versement libératoire de l’impôt. Le dispositif de l’ACRE permet aux micro-entrepreneurs (ou micro-entrepreneurs) de s’exonérer du paiement des cotisations sociales.

Rappel des seuils pour l’application du régime fiscal de la micro-entreprise, le régime de la micro-entreprise s'applique tant que le Chiffre d'affaires hors taxe annuel (chiffre d'affaires effectivement encaissé au cours de l'année civile du 1er janvier au 31 décembre) ne dépasse pas les seuils suivants :

• Pour les activités de commerce et de fourniture de logement (hôtels, chambres d'hôtes, gîtes ruraux classés en meublés de tourisme, meublés de tourisme), le seuil est de 176 200 €.
• Pour les activités de prestations de services et si vous exercez une profession libérale, le seuil est de 72 600 €.

Si l'activité est créée en cours d'année, les seuils doivent être ajustés au prorata temporis d'exploitation, sauf s'il s'agit d'entreprises saisonnières. Si votre chiffre d'affaires réalisé dépasse ces seuils, il ne vous est pas possible de bénéficier du régime de la micro-entreprise. (Consulter le site internet: https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23267).

3.2. Obligation de déclaration d’impôt (IR) concernant l’activité d’entrepreneur individuel sur un formulaire spécifique :

Lors de la déclaration annuelle des impôts sur le revenu (IR), l’entrepreneur doit compléter un formulaire complémentaire (le formulaire «2042 C Pro») afin de déclarer ses revenus en tant que travailleur indépendant. Consulterle site internet : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23267

3.3. Obligation de déclaration de TVA pour certaines prestations et ventes intra-communautaires et/ou extra communautaires:

Un entrepreneur individuel ou un professionnel libéral dispose d’un numéro de TVA intracommunautaire

Les micro-entrepreneurs n'ont aucune obligation déclarative en matière de TVA car ils relèvent du régime de la franchise en base de TVA. Cependant, ils doivent demander au Service des Impôts des Entreprises l’attribution d’un tel numéro s’il fournissent ou achètent :

• des marchandises intracommunautaires, c'est-à-dire auprès d’un assujetti établi dans un autre État membre de l’Union Européenne, pour un montant excédant 10 000 € par an ;
• des prestations de services intracommunautaires quel qu’en soit le montant,

Dans cette hypothèse, en cas de facturation d’une vente ou d’une prestation de services à un opérateur établi dans un État membre de l’Union européenne, il conviendra d’indiquer la mention : «Exonération de TVA, article ter 262 du CGI».
Le micro-entrepreneur sera redevable de la TVA dans 3 cas :

• le micro-entrepreneur peut renoncer au bénéfice de la franchise en base (tout en conservant le statut de micro-entrepreneur) en optant pour l’application de la TVA dès le début de son activité, afin de préserver son droit à déduction. Cette option peut être effectuée à tout moment et prend effet le premier jour du mois au cours duquel elle est formulée. Valable pour 2 ans, elle est reconduite de plein droit pour une nouvelle période de 2 ans.
• le micro-entrepreneur peut choisir de renoncer en même temps au régime fiscal simplifié de la micro-entreprise et à la franchise en base de TVA. Il optera alors pour le régime du bénéfice réel simplifié ou pour le régime du bénéfice réel normal. Dès lors, il pourra facturer la TVA à ses clients et sera autorisé à déduire la TVA qui lui sera facturée par ses fournisseurs. Pour mettre en place ce dispositif, il convient d'adresser une lettre d'option (sur papier libre) au service des impôts des entreprises (SIE) gestionnaire.
• s’il perd le statut de micro-entrepreneur du fait du dépassement des plafonds de chiffre d’affaires.

3.3.1 Obligations déclaratives pour les prestations et ventes intra-communautaires:

Concernant les prestations et ventes intra-communautaires, le numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise et du client doivent obligatoirement apparaître sur la facture, afin de pouvoir émettre celle-ci en «autoliquidation».

• Si la prestation est soumise à la TVA : le taux de TVA applicable, le montant de TVA à payer, le montant non soumis à TVA (débours) et le montant TTC (Net à payer) (Article 242 nonies A, 11° de l’annexe II au Code général des impôts) ;
• Dans certains cas, des mentions particulières relatives à la TVA (Article 242 nonies A, 12° et 13°de l’annexe II au Code général des impôts);
• si vous bénéficiez de la franchise de TVA: «TVA non applicable – article 293 B du CGI»;
• si votre client est un assujetti établi dans l’Union européenne: «Autoliquidation»;
• si votre client est établi hors de l’Union européenne: «TVA non applicable – articles 259 et s. du CGI».
• Vous devez également établir avant le 10 du mois suivant la facture, une déclaration d’échange de services (DES) à partir du site des douanes françaises (https://www.douane.gouv.fr/professionnels). L’absence de déclaration peut entraîner des pénalités importantes.

Consulter le site internet: https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F33340
Consulter le site internet: https://www.douane.gouv.fr/fiche/notions-essentielles-sur-la-declaration-dechanges-de-biens

3.3.2. Obligations déclaratives concernant certaines prestations de service extra-communautaires:

Concernant les prestations et vente extra-communautaires, si le client se situe donc en dehors de l’Union Européenne, la TVA ne doit pas être indiquée sur la facture. Toutefois, dans le cadre de ce type d’opération, l’entrepreneur (ou le micro-entrepreneur) pourra être amené à déclarer, sur le site internet des Douanes (https://www.douane.gouv.fr/professionnels), la TVA de prestation de service extra communautaire selon si la transaction se déroule entre une entreprise et une autre entreprise ou entre une entreprise et un particulier et/ou selon le lieu et le type de prestation délivrée.

Il existe des règles spécifiques d’application de TVA française selon l’activité, le lieu de délivrance et la prestation de service délivrée par l’entrepreneur exerçant son activité en France :

• TVA de prestation de service extra communautaire pour des prestations à caractère culturel, artistique, sportif, scientifique, éducatif, de divertissement: Si la prestation de service extra communautaire se déroule en France, les droits d’accès seront soumis à la TVA française. L’ensemble des autres prestations, sera soumis à la TVA du pays duquel provient l’acheteur.
• TVA de prestation de service extra communautaire pour du transport de personnes: on applique la TVA du pays dans lequel il a été parcouru la plus grande partie du trajet. Si plus de la moitié de la distance a été réalisée en France, la TVA française s’applique.
• TVA de prestation de service extra communautaire sur un immeuble: Si l’immeuble se situe en France, la TVA française s’applique.
• TVA de prestation de service extra communautaire pour de la location de moyen de transport de courte durée: Si le moyen de transport est mis à disposition au départ de la France, la TVA française s’applique.
• TVA de prestation de service extra communautaire pour des ventes à consommer sur place: la TVA s’applique en fonction du pays dans lesquels les ventes sont exécutées de manière effective.
• TVA de prestation de service extra communautaire pour des travaux réalisés sur des biens meubles corporels: la TVA s’applique en fonction du pays dans lequel est situé le bien. Si ce dernier se situe en France, la TVA française s’applique.

3.4. Rappels concernant les autres obligations juridiques et comptables des micro-entrepreneurs et des entrepreneurs:

3.4.1. Logiciel de caisse:

L’application " Gestion " n’est pas un logiciel de caisse certifié par l’Etat français ou pouvant bénéficier une attestation de sécurisation par l’éditeur. Pour rappel, l'article 286-I-3° bis du Code Général des Impôts (CGI) présente l'obligation pour une personne assujettie à la TVA d'utiliser un logiciel ou un système de caisse qui respecte des conditions d'inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale. Le respect des quatre conditions précitées (inaliénabilité, sécurisation, conservation et archivage) peut être justifié par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel. Sont soumis à cette obligation, les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, quel que soit le secteur d'activité, qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation et à destination de clients particuliers, dès lors qu'ils utilisent un logiciel ou un système de caisse.

Ne sont pas soumis à cette obligation d’utiliser un logiciel de caisse :

• les assujettis qui réalisent l'intégralité de leurs opérations avec un ou des professionnels (B to B), dans la mesure où elles font obligatoirement l'objet d'une facturation ;
• les assujettis à la TVA bénéficiant du régime de la franchise en base mentionnée à l'article 293 B du CGI, comme par exemple les micro-entrepreneurs ;
• les assujettis soumis au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole prévu aux articles 298 quater du CGI et 298 quinquies du CGI ;
• les assujettis effectuant exclusivement des opérations exonérées de TVA (opération intra-communautaire ou extra-communautaire).

Un site internet a été mis en ligne par le Gouvernement français pour vous aider à répondre à cette question de la nécessité ou non d’utiliser un logiciel de caisse.
Arbre décisionnel logiciel de caisse: https://www.impots.gouv.fr/portail/suis-je-oblige-davoir-un-logiciel-de-caisse-securise
Consulter le site internet du Gouvernement: https://www.impots.gouv.fr/professionnel/questions/quel-est-le-champ-dapplication-de-lobligation-de-detenir-un-logiciel-de

3.4.2. Assurance:

Les entrepreneurs ou micro-entrepreneurs doivent également souscrire une assurance de responsabilité civile professionnelle en cas de dommage (perte de données de la société cliente, dysfonctionnement technique). Pour les activités artisanales et dans le bâtiment, les entrepreneurs ou micro-entrepreneurs doivent également souscrire une assurance «décennale» pour les dommages survenus après livraison des travaux pendant une durée maximale de 10 ans. Selon le secteur d’activité, la souscription à une assurance professionnelle spécifique peut également être obligatoire ou facultative.

3.4.3. Compte bancaire dédié:

Les micro-entrepreneurs dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € sur deux années civiles consécutives doivent ouvrir un compte bancaire dédié à leur activité.

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Date de mise à jour: 16 mai 2022

Auteur : Timo RAINIO Avocat – https://www.avocat-rainio.com
Cabinet d’Avocats Rainio Droit des affaires et de l’entreprise – Droit du travail – Droit du numérique
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